Træt af at spilde tiden på møder? Prøv dette

En af mine venner siger, at folk ikke bryder sig om møder fordi:

1. De ikke begynder til tiden.
2. De ikke afsluttes til tiden.
3. Det i midten, for det meste er spild af tid!

Det er sandt, at mange møder er spild af dyrebar tid. Uproduktive møder kan koste din virksomhed mange penge. 5 personer gange 1 time = 5 timer. Gang det med deltagernes produktionsværdi for virksomheden pr. time. Mødet bør resultere i forøget produktion, eller også skal man ikke holde det.

Det er ikke alene de spildte timer, men også den tabte produktionstid.

Så unødvendige møder er på den måde dobbelt tab, når de ikke er produktive.

Her er et par tips til, hvordan du får kortere og mere produktive møder:

• Fastlæg formålet med mødet.

• Fastlæg hvad resultatet af mødet skal

  være.

• Sørg for en tidsmæssigt tilrettelagt

  dagsorden og vælg en ordstyrer.

• Fakta - ikke meninger!

• Sørg for at deltagerne holder sig til

  emnet. (Tal kun om spørgsmål vedrørende deres arbejde)

Lad os se på hvert punkt:

1. Fastlæg formålet med mødet.

Hvorfor afholder vi dette møde? Hvis du ikke kan svare på det, så lad være med at afholde det. Her er nogle eksempler, men du kan let omformulere det til noget, der passer på din virksomhed.

Ugentligt salgsmøde:

a) At sætte mål og koordinere salgsteamet, for at opnå øget salg for ugen.

b) At hjælpe sælgerne med deres tilbud, så de kan sælge mere.

Direktørmøde:

At opstille en liste over væsentlige mål på tværs af forretningen for den kommende måned. At placere ansvaret for opnåelse af disse mål, og deadlines for udførelse.

2. Fastlæg hvad resultatet af mødet skal være

Et resultat er noget der har en værdi for virksomheden. Det er en færdiggjort handling, som er nært forbundet med dagsordenen for mødet. Du bør arbejde hen imod det ønskede resultat, alt imens mødet afholdes.

Eksempel:

Ønsket resultat for et møde om forretningsudvikling.

En forståelse for personen / virksomheden og dens udfordringer.

Forståelse for dig og din virksomhed.

I samarbejde at få identificeret eventuelle muligheder.

Det kunne også være: Du har fundet ud af, om de er et "her og nu" kundeemne, et "senere" kundeemne eller et "aldrig nogensinde" kundeemne.

Et ’profitabelt salg som opfylder kundens krav’ kunne også være et resultat af mødet.

3. Sørg for en tidsbestemt dagsorden og gør en mødedeltager ansvarlig for overholdelsen.

Dette gælder specielt for interne møder.

Du mister kontrollen over dine møder, hvis du ikke har en ordstyrer! Du bør udnævne en ordstyrer, som er ansvarlig for, at det ønskede resultat af mødet opnås.

For et ledelsesmøde kunne det se sådan her ud:
9:00 - Gennemgå sidste måneds salg, avance og leverancer.

9:20 - Forslag til aktiviteter, der kan øge salg, fortjeneste og leverancer.

9:40 - Gennemgå den strategiske planlægning og sikre, at aktiviteterne korresponderer.

10:00 - Mødet slutter

4. Fakta - ikke meninger!

Intet vil afspore et møde mere og være mere tidsspilde end meninger, især meninger fra mødedeltagere, som intet har med den pågældende aktivitet at gøre. (Se punkt 5).

Insister på at mødedeltagerne kommer med deres tal, deres planer, deres forklaringer på, hvad der blev gjort, hvad der ikke blev gjort, og deres løsninger til at øge produktionen mv. Udfordringer præsenteres MED løsninger.

Der er ingen, der gider bruge 10 minutter på at lytte til personer, der grundlæggende blot forklarer, hvorfor de ikke har gjort deres arbejde.

Man bør finde en ordstyrer, som ikke har noget imod at skynde på folk, og som kan skære igennem og afbryde, hvis nogen går uden for emnet.

5. Sørg for at mødedeltagerne holder sig til emnet
(Lad kun talen være relateret til arbejdet)

Enkelt men effektivt.

Lad ikke salgschefen tale om, hvordan produktionen skal organiseres.

Salgschefen skal holde sig til, hvilke handler han forventer lukket, og hvad han har brug for til at nå det mål.

Produktionschefen skal levere fakta vedrørende sit område.

Koordinering mellem forskellige afdelinger i virksomheden er en vigtig funktion af møder og du får mere af det, hvis du holder dig til dette punkt.

Må dine møder fremover begynde til tiden, blive færdige til tiden og være tiden værd!

 Be Valuable,

Oisín Grogan is the $200 Million Business Coach.

Founder of the Valuable Work Hiring & Team Productivity System.

He provides Results-Driven Coaching Programs & guidance to help leaders hire better staff, increase productivity & reach their goals faster.

Oversat af Nethe Dalby VWork Denmark
M: +45 5386 0012
E: [email protected]